Por María Angélica Soto | Especial para kataplan.com.mx
Hace algunos años, la señora Carmen, administradora de un conjunto residencial en las afueras de Bogotá, tenía una rutina implacable: llegaba a las 7:00 a.m. para revisar papeles, responder quejas, organizar recibos, imprimir circulares y rogarle al vigilante que llevara los sobres casa por casa. A veces se le pasaban las reservas del salón comunal, otras veces, algún residente indignado reclamaba que su paquete de Mercado Libre había desaparecido.
Carmen no tenía tiempo de pensar en nuevas soluciones. Estaba demasiado ocupada apagando incendios. Hoy, su realidad es otra. Y todo cambió gracias a la tecnología.
El reto silencioso de vivir juntos
La vida en comunidad tiene ventajas claras: seguridad, zonas verdes, espacios compartidos. Pero también desafíos enormes: la comunicación, la organización, el pago de cuotas, las decisiones conjuntas. En muchos conjuntos residenciales, el caos reina por falta de herramientas, no por falta de voluntad.
Y es ahí donde la automatización, esa palabra que a muchos les sonaba lejana y empresarial, ha comenzado a abrirse paso en medio de torres, parques y porterías.
«Hoy tengo tiempo de pensar, de planear y de respirar», dice Carmen, mientras muestra orgullosa en su celular una app con todos los movimientos del conjunto: pagos, reservas, notificaciones, reportes. “No me vuelvo a sentar a llenar un cuaderno nunca más”.
Más que eficiencia: calidad de vida
Automatizar no es solo hacer más cosas en menos tiempo. Es reducir fricciones humanas, evitar malos entendidos, mejorar la transparencia y recuperar el tiempo perdido en trámites repetitivos.
Los pagos de administración, por ejemplo, ya no exigen ir al banco ni esperar en portería. Con plataformas como Wompi o botones de pago web, los residentes pagan desde su teléfono en segundos. ¿Y los reportes? Llegan organizados y filtrados para que la administración vea exactamente quién pagó, cuánto y cuándo.
Las reservas de espacios comunes también cambiaron. Nada de hojas pegadas en carteleras ni llamados a la oficina. Hoy, desde una página web, cada residente puede agendar una zona con solo unos clics, recibir confirmación inmediata y saber que su turno será respetado.
Incluso el control de correspondencia se ha tecnificado. Sistemas que notifican en tiempo real al residente cada vez que llega un paquete y llevan trazabilidad de quién lo recibe. En tiempos donde cada hogar recibe entre tres y cinco entregas semanales, esto es más que útil: es necesario.
Menos papel, más diálogo
En muchos conjuntos, los problemas surgen porque la información no fluye. Las decisiones del consejo, los reglamentos internos, las fechas de reuniones o las alertas por mantenimiento se siguen comunicando en hojas impresas, a veces con semanas de retraso. ¿El resultado? Desinformación, rumores, y una administración a la defensiva.
Con plataformas digitales, la administración puede enviar comunicados segmentados (por torre, casa o tema), recibir respuestas, abrir encuestas y hasta permitir votaciones virtuales en temas relevantes. La democracia digital también llegó a la propiedad horizontal.
¿Y cuánto cuesta modernizarse?
Menos de lo que se cree. En Kataplan, por ejemplo, ofrecen páginas web para conjuntos residenciales que incluyen todos estos módulos: pagos, reservas, boletines, reportes, incluso acceso privado para residentes. Todo personalizable y con soporte incluido.
“Muchos administradores creen que es un gasto extra, cuando en realidad es una inversión que reduce horas de trabajo, errores y conflictos”, señala Federico Vanegas, director general de la agencia. “Y lo mejor: todo se puede manejar desde el celular”.
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Automatizar para convivir mejor
La tecnología no reemplaza al ser humano, lo potencia. Una comunidad más organizada es una comunidad más tranquila. Menos filas, menos quejas, menos confusión. Más tiempo para vivir, conversar y compartir. Porque, al final, eso es lo que todos buscamos: vivir en paz, incluso en medio de 200 vecinos.
“Ya no estoy todo el día resolviendo problemas”, confiesa Carmen con una sonrisa. “Ahora soy parte de las soluciones”.
